gabriela revel

Porque Excelencia…¡no viene de Excel!

In Cambio, Empresa familiar, Estrategia, Innovación, Los post más votados, Management, management innovation on 5 abril 2010 at 2:07

No Señor, no viene de Excel!

Según el Diccionario de la Real Academia, Excelencia quiere decir: “Superior calidad o bondad que hace digno de singular aprecio y estimación algo.”. Ni más, ni menos.

neuronas, sinapsis, lean manufacturing, kaizen, RRHH, recursos humanos, management innovation, innovación, seducción, red neuronal, caleidoscopio, six sigma, 5S Y este post, viene a colación de este comentario de Manuel Granada en referencia al uso/abuso del Excel en las empresas. Manuel decía que él había llegado a establecer como baremo de la eficiencia en las empresas, una relación proporcional a la longitud y complejidad de las Hojas de Excel que se utilizan. Es decir, cuánto más largas, complejas e intransitables sean las hojas e Excel, más ineficiente será la organización.

Y yo, cuando leí el comentario, me puse a aplaudir en el salón de mi casa!

Porque es verdad. Algunas empresas, muchas de ellas, han hecho de esa herramienta, una forma extraña de modus vivendi. Y en mi respuesta a Manuel, le confesé, que yo…he llegado a prohibirlo, al grito de…si los números salen de un Excel no me los creo!

Algunos pensarán que exagero, pro es verdad. Estoy convencida, de que una empresa, solo se hace de números y personas. Yo digo que es una combinación de inteligencia binaria e inteligencia emocional.

Pero los números, qiero que salgan de los Sistemas de Información, no de sus “pasillos ocultos”, “pasarelas opacas”, “secretos alquímicos” que algunos preparan tecleando en Excel como si de un piano se tratara.

Los números han de salir de la Contabilidad, que para eso existe una Ley que valida un Plan Contable. Los números han de salir de los Sistemas que se hayan implementado para manejar la producción, la explosión de materiales, o cualquier otra cosa mesurable. Pero si esos sistemas no nos dan suficiente Información, tal vez es porque estamos trabajando con las preguntas equivocadas, porque no es posible que todos los Sistemas combinados, sigan sin darnos cosascon las que tomar decisiones, que eso es, en definitiva, la Información: una herramienta para decidir.

Así que, aquí va mi convicción: si un CEO no puede manejar su empresa con UNA SOLA PAGINA donde vea todo lo que necesita saber, es que los Cuadros de Mando se han hecho para justificar cosas, y no para decidir.

Si un CEO no puede manejar su empresa con una sola hoja, y su gente al lado, es que sobran cosas…o falta Sentido Común.

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  1. ¡Que razón tienes! Hay empresas que la única herramienta que usan es Excel e incluso para documentos que requieren formato Word y que lo piden a gritos. Hay organizaciones que, pese a considerarse de Sistemas de Información, carecen de medios informáticos propios para realizar una liquidación de gastos. Quizás de lo que carecen es de ganas y de falta de imaginación para crear un simple documento que pueda ser procesado.
    Hay organizaciones tan desganadas que están ancladas en la utilización de Excel y PowerPoint. ¿Qué entienden por innovación?
    Seguir anclados en el pasado, en unos tiempos en los que no existía competencia posible y los clientes no tenían más remedio que utilizar sus servicios. Esa no es la realidad de hoy y mucho menos la de mañana pero sigue siendo la mentalidad del 75% de la plantilla, incluida la Dirección y de ahí viene el abuso de Excel y PowerPoint.

    Gracias por

  2. Bueno ya sabes que el papel lo aguanta todo. Estoy de acuerdo contigo que, en la mayoria de ocasiones, falta sentido común. Si lo hubiera uno se daria cuenta rapidamente que el Excel está bien calculado pero no tiene ningún sentido.
    Esto me hace recordar los tiempos aquellos en los que se presentaba un excel en una reunión y la gente se iba excitando con su lectura cada vez que lo iban revisando… al final parecía que si algo fallaba era culpa del excel, como si tuviera vida propia.

  3. Hola Gabriela;
    Como hoy es día destivo en Cataluña, me permitiré -como dice la nueva clase intelectualoide/dominante en el espectro televisivo “basurero”- contestar a tu post “POR ALUSIONES”……
    Bueno, ahora en serio.
    Lo primero gracias por tener en cuenta mi opinión, lo segundo, gracias de nuevo por citarme y lo tercero, intentaré comentar tu post.
    Una pregunta : ¿porqué hay gente que utiliza sofisticadas hojas de cálculo para gestionar una empresa?. Intentaré darte mi opinión, aún a riesgo de equivocarme.
    Imagínate que empiezas a trabajar en una Organización como Director Comercial, imagínate que no conoces a los vendedores, a los delegados, a los jefes de equipo, imagínate que no conoces con detalle a la empresa, ni a la gama de productos que venden. Tampoco tienes -es normal- mucha idea de como funciona el sector, la competencia, si los precios son los adecuados, si hay la demanda es elástica/inelástica, etc….
    Estas en un mar de dudas frente a la responsabilidad que tienes encima de la mesa. Entonces, aparece el fantasma de la inseguridad. Hasta ahi, todo normal ¿no?.
    Como no conoces casi nada, no puedes tomar decisiones “alocadas”, pero como te sientes inseguro, no te atreves a preguntar a tus nuevos compañeros; entonces te preguntas ¿qué hago?, algo tendré que hacer, no?…….
    Continuas unos días con estas fabulaciones y ¡¡plas¡¡¡ se te aparece en la mente la posibilidad de incrementar un par de columnas de excel en la hoja de repporting de los vendedores (de los cuales no conoces ni sus nombres); pero estás seguro que esa decisión tiene tres puntos de efecto fulgurante:
    – La red comercial se sentirá más controlada…y venderá más.(PRESION)
    – Mis Jefes verán que soy un hombre de “acción”.(PELOTERISMO)
    – No es una decisión que afecte negativamente a nada.(INSEGURIDAD).
    Pues con estos parámetros, amiga Gabriela, funciona mucha gente.

    Conocí hace no mucho a un CEO de una multinacional, que tenía un excel en donde se ponían los nombres de los vendedores en verde, amarillo, rojo, en función de su cifra de ventas.
    Si un vendedor aparecía dos meses seguidos en rojo, había que despedirlo. Como mecanismo, no me parece malo del todo -he de admitir-; por lo menos tiene un punto de justicia. Lo malo, es que ese CEO, estaba manejando una Red de 12 vendedores, los cuales tenìan su oficina de ventas a 15 metros de su despacho y de los cuales, no sabía identificar los nombres con la cara de ninguno. ¿ves como mis ejemplos están basados en hechos reales, Gabriela?.
    Bueno, espero que no te hayas arrepentido de haberme citado.
    Gracias de nuevo.
    Manuel

  4. Hola Gabriela,

    de tu post veo una idea que para mi da en el clavo: que los excel y demás herramientas de representación de la información han de permitir tomar decisiones y no justificar cosas…

    Ciertamente me autoacuso de, en ocasiones, haber vivido la realización de un excel como elemento justificativo, más que como elemento de ayuda a la toma de decisiones. Siempre me ha ido mal por ese camino, claro. Ya he aprendido (antes de leer el post) que la cosa no iba por ahí. En la mayoría de casos en que he tenido éxito con un producto, no ha hecho falta justificar con complejos excel ni otros documentos por qué ese producto iba a tener éxito.

    Y es que cuando algo tiene valor, ¿no creéis que cuesta poco expresarlo?. Si tienes que inventar complicados argumentos -libros excel- para hacerte entender, es que algo falla.

    Si hablamos del CEO (o del Director Comercial, como decía Manuel en su respuesta), también he visto auténticos maestros de la justificación elaborar de forma técnicamente impecable argumentos en forma de excel o powerpoint, pero curiosamente (o no), cuando te lo exponen no te lo acabas de creer…

    Dicho todo esto, reivindico excel para usarlo adecuadamente, para plasmar las cosas “después de haber pensado”, o bien cuando se está pensando para ayudar a pensar, si el volumen de información no permite ver inmediatamente las cosas.

    Pero no debe ser un tótem: está claro que mucha gente se escuda detrás de éstas herramientas, me suena mucho lo que cuenta Manuel…

  5. Me ha parecido brutalmente y en algunos casos dolorosamente cierto lo que he leido en Post y comentarios. Yo tengo que autoinculparme también de ser un “usuario avanzado del excel”. Como tantas herramientas, el excel , mal interpretado es una herramienta de 66.000 filas peligrosamente distribuidas para que uno pueda ser inconcreto hasta el infinito y más. De hecho, cuando uno visualiza las excels en algunas empresas y personas se puede imaginar como se plantean y estructuran los sistemas de información de la empresa (en términos de concreción y focalización). Casi viendo sus excels uno puede interpretar si hay o no una estrategia¡¡ (dejarme exagerar un poco, por favor)

    En mi opinión, como otro elemento de formación y aprendizaje deberíamos adoptar la “usabilidad” como un principio a aplicar a nuestros reports, nuestras presentaciones o a la conceptualización de los reports que deben salir de nuestros sistemas.

    Un principio que si lo aplicáramos eliminaría la necesidad de un manual de interpretación, por ejemplo de cada hoja de excel. Yo veo cada día hojas excel que no están totalizadas, donde las cifras llevan comas pero no llevan puntos en los miles, que no hay títulos en las columnas que la información está distribuida en diferentes trocitos por la inmensidad de la hoja….

  6. Información Bitacoras.com…

    Valora en Bitacoras.com: No Señor, no viene de Excel! Según el Diccionario de la Real Academia, Excelencia quiere decir: “Superior calidad o bondad que hace digno de singular aprecio y estimación algo.”. Ni más, ni menos. Y este post, viene a……

  7. Hablamos de Excel porque fue el ejemplo que puso Manuel, pero en realidad podríamos aplicarle las mismas “perversiones” a cualquier herramienta que distraiga del objetivo real que tiene que fijarse la empresa.

    Todos conocemos casos surrealistas en los que se han tomado decisiones en base a una celda de Excel que tenía la fórmula mal calculada (sin que nadie se diera cuenta) o como dice Andreu Guimerá aunténticos maestros en la realización tecnicamente impecable de grandes mentiras. Pero creo que la base del problema está en lo difícil que es asistir a una reunión en la que la gente no vaya parapetada detrás de un montón de informes con los que justificarse.

    Cada uno presenta “su” visión, de forma que en lugar de mirar todos en una misma dirección a donde se supone que va la empresa, se acaba enfrentando las distintas posturas sin llegar a ningún lado. Y cuando eso ocurre es porque la empresa (llámese Dirección General, CEO, o quien convoque la reunión) lo permite.

    • Gracias por tiu comentario carloina.

      Solo cabe agregar que tal vez podamos comentar si el CEO, la Dirección General, o como quiera que se llame, lo permite….o lo fomenta 😉

      Yo llevo muchos años, oyendo la pregunta: “¿qué quiere que preparemos (o llevemos) para la reunión?”

      Y mi respuesta, sistemáticamente, es “su cerebro, por favor, su cerebro”

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